İş Süreçlerinde IT Desteği
Günümüzde IT yöneticilerinin CIO olmaları yolundaki en zorlu viraj, IT’yi iş süreçlerinin bir parçası haline getirmek. IT iş süreçleri ile entegre bir şekilde çalışarak, işe uygun teknolojiler geliştirmeli.
Teknosa, ülkemizde bu entegrasyonu başarılı bir şekilde uygulamayı başaran perakendecilerden biri. Teknosa CIO’su Önder Kaplancık’a göre, teknoloji için teknoloji yapmak önemli değil, önemli olan iş için teknoloji yapmak. Bu nedenle Teknosa, ilk kurulduğu yıllardan itibaren büyüyen iş hacmine rağmen, gerek insan kaynağında gerekse de altyapı anlamında çok büyük değişiklikler yaşamamış. Kaplancık’a göre bu öncelikli olarak şirketin vizyonu ile ilgili.
Teknosa, atmış sekiz ilde iki yüz atmış mağaza ile ülkemizde teknoloji perakendeciliiği alanındaki en önemli şirketlerden. Bir çok uluslararası rakibi de bulunmasına rağmen, başarı ile büyümesini sürdüren şirket, teknoloji perakendeciliğindeki çetin rekabet şartlarında IT kullanımındaki başarısı ile bir adım öne çıkıyor. Teknosa, gerek ülke sınırları içerisinde gerekse uluslararası bir çok başarılı IT projesine imza atarken, bir çok projeyide ilk kez kullanan şirket olma özelliğini taşıyor.
Teknosa’nın başarılı CIO’su Önder Kaplancık, şirketin kuruluşundan itibaren şirketin başarısında önemli bir paya sahip. Kaplancık, iş kariyerini şöyle özetliyor: “92 yılında Boğaziçi Bilgisayar Mühendisliği’ni bitirdim. Ondan sonra Koç Grubu’nda önce Arçelik, sonra Koç Finans olmak üzere iş hayatına başladım. Koç Grubu’ndayken Koç Üniversitesi’nde de Yönetici işletme Master’ı yaptım. 2000 yılında Koç Finans’tan ayrılıp Teknosa’ya dahil oldum. 11 yıldır da buradayım. Yani toplam iş hayatımı bu iki grupta geçirdim.”
Kaplancık, ayrıca Sabancı Üniversitesi’nde de üç yıldır ders vermekte. İlk dersinde öğrencilerine IT ve iş birimleri arasındaki bağlantının önemini şu şekilde anlatıyor: “Önceleri ITM (IT Management) bölümünde, bu sene ise MBA sınıfına ders vereceğim. Bu dersleri verirken ilk şunla başlıyorum dünya eskiden bilgi sistemleri ve iş birimleri diye ayrı departmanlara sahipti , ancak artık iş birimlerine hakim olmak büyük önem taşıyor. Bu nedenle IT iş birimlerine yaklaşmalı, zaten iş birimleri de IT’ ye yaklaşmış durumda. Artık iki birim birbirine yaklaşıyor ve başarılı olacak kitle, her iki tarafta da, yani hem iş birimlerinde bilgi sistemlerine hakim olanlar daha başarılı olacak, bilgi sistemlerinde de iş birimlerine hakim olanlar daha başarılı olacak. Yani kendilerinin buraya pozisyonlandıranlar daha başarılı olacak.”
Kaplancık’ın derslerinde aktardığı vizyon, Teknosa’nın da başarısının altında yatan en büyük etkenlerden bir tanesi. Teknosa’da da bu gelişmelere paralel organizasyonel değişiklikler yaşanıyor. Kaplancık son dönemde yaşanan bu gelişmeyi şu şekilde aktardı: “Organizasyonumuzda Eylül ayında yaşanan değişiklikle bilgi sistemleri dışında bana lojistik, müşteri hizmetleri ve kalite geliştirme grupları da bağlandı. Zaten bu gruplar bizim uzakta olduğumuz gruplar değildi. Lojistik zaten bütün operasyonunu bilgi sistemleri üzerinden yürüten bir bölümdü. Onların hemen hemen yaptıkları her faaliyete hakim durumdaydık. Müşteri hizmetleri de benzer bir şekilde operasyonlarını bilgi sistemleri üzerine yürüten departman. Artık ünvanım bilgi sistemleri ve operasyon destek genel müdür yardımcısı olarak değişti. Belki bu da bir ilk olabilir. Yurtdışında çok örneği var. Özellikle lojistikle bilgi sistemlerinin birarada olduğu çok sık örnekler duydum, görüyorum. Ama Türkiye’de çok sık olmadığını biliyorum. Türkiye’de değişecek.”
Organizasyonel yapıdaki değişikliklere ek olarak, Teknosa’nın gerek IT gerekse genel olarak başarısında önemli bir rol oynayan şirket vizyonunun daha kuruluş aşamasında dahi ne şekilde olduğunu Kaplancık şu şekilde özetliyor:
“Teknosa kuruluşundan itibaren vizyonu büyük bir şirket. O zamanki genel müdürümüz ilk başlarken, ‘Burası küçük bir şirket ama çok büyümeyi hedefliyoruz. Yurtdışında örnekleri var; Yüzlerce mağaza açmayı, çok ciddi yatırımlar yapmayı düşünüyoruz. Bu vizyonla altyapımızı kuvvetli kurmamız gerekiyor’ demişti. Teknosa ilk kurulduğu zaman, yirmi milyon dolarlık bir şirketken de bütçesine göre çok ciddi yatırımlar yaparak, hem donanım tarafını hem de yazılım tarafını kuvvetli tuttuk. Sonraki yöneticilerim de hep aynı vizyona sahip oldukları için çok ciddi yatırımlar yaptık. Ve o zaman yaptığımız yatırımların geri dönüşünü alıyoruz şimdi de, eğer o zamanlar biz bu vizyonla bir yatırım yapmasaydık kullandığımız sistemleri çok sık değiştirmemiz gerekecekti. Başlarken sahip olduğumuz vizyonla Teknosa’nın kaydettiği hızlı büyümede bir sıkıntı yaşamadık.”
“Teknoloji İçin Teknoloji Geliştirmeyelim.
İş İçin Teknoloji Yapalım”
Teknosa 2011’de milyar dolarlık bir şirket olmayı hedefliyor. Böyle büyük b,r hedefe sahip olan şirketin IT altyapısında da büyük çapta bir değişiklik gerçekleşmiş değil. Kaplancık’a göre bunun en büyük sebebi öncelikle şirketin koymuş olduğu vizyon ve IT departmanının iş birimleriyle gerçekleştirdiği uyumlu çalışmalar. ‘IT’deki her görevlinin sorumlu olduğu alanla ilgili iş birimlerinin ne yaptığını çok iyi bilmesi gerekiyor. Yani IT’nin artık iş birimleriyle yakın çalışması gerektiğine çok önem verdim. Teknoloji için teknoloji yapmayalım. İş için teknoloji yapalım. O zaman da işi bilmemiz lazım ki o işe uygun teknoloji geliştirebilelim.”
İş süreçleri ile birbiriyle entegre olmayı başaran Teknosa IT departmanı zaman içerisinde sadece IT’yle sınırlı kalmadı: “Biz bilgi güvenliğininde de bütün departmanlara yardımcı olduktan sonra, kurumsal risk sorumluluğu da bizim departmana verildi. Yani Teknosa’nın sadece bilgi güvenliği veya bilgi güvenliğiyle ilgili risklerinin değil, bütün risklerini şu anda biz takip ediyoruz. Bu da aslında birimlerle ne kadar içiçe olduğumuzun göstergesi. Finansal riskler, operasyonel riskler veya felaket yönetimi olsun… Tamamen bizim departmanımızın sorumluluğunda verildi. Bu sorumluluğu da geçen yıl aldık, bu da birilerinin iş süreçlerinin içerisine ne kadar girdiğimizi, hemen her alanda her departmanda iç içe olduğumuzun bir göstergesi.”
IT departmanının ve iş süreçlerinin başarıyla entegre olduğu Teknosa’da bu sürecin nasıl gerçekleştiğini detaylandıran Kaplancık, konuyla ilgili olarak şunları kaydetti: “Aslında bunun en büyük sırrı, herkes bir konuya değil, bir alana bakıyor. Bir arkadaş finanstan sorumlu. Bir arkadaş lojistikten sorumlu. Bir arkadaş CRM’den sorumlu. Onlara görevler halinde bölüştürdük. Yani herkes kendine bir süreç belirledi. Herkesin bir süreçten sorumluluğu oldu ve o süreçle ilgili sürekli olarak iş birimleriyle irtibat halinde olup onların nasıl iş yaptığını anlamalarını bekledik. Biz de tabii eğitim verdik. Yani herkesin bir ana süreci oldu. Ve arkadaşlarımın bu konuda kendilerini geliştirmelerini destekledim. Yani kendinizi geliştirin. Bu sürecin dışında kalmayın diye özellikle vurguladım. Herkese de bir alan verdiğiniz zaman zaten o alanda da kendisini geliştirme fırsatı buluyor. Analiz de yapma yetenekleri var. Kendim de kişisel olarak hemen hemen şirketin her sürecine girmeye çok özen gösterdim. Gidip oturduğumuz yerden değil de, departmanlarla konuşarak yaptıkları işe bakarak şu anda şunu söyleyebilirim, Teknosa’ da herhangi yeni bir kampanya yeni bir uygulama ya da yeni bir süreç değişikliği olacaksa öncelikle bilgi sistemleri üzerinden geçiyor. Yani bizim katılmadığımız veya bizim içinde yer almadığımız bir süreç, bir toplantı şu anda olmuyor diyebilirim. Neredeyse hiç olmuyor.”
Büyümeye Paralel Olarak
Büyümeyen IT Kaynağı
Teknosa IT departmanındaki insan kaynağı ile ilgili bilgi almak istediğimizde Kaplancık, bilgiyi şu şekilde aktarıyor: “Çok kalabalık bir grup değiliz. Yani biz az sayıda fakat iyi eğitimle, iyi okullardan, özellikle yeniliğe meraklı yeni teknolojilere meraklı kişilerle çalışmayı tercih ediyoruz. Toplam yazılım grubumuz on yedi kişi. Toplam işletim ve donanım grubu on iki kişi. Bunun dışında iki tane bilgi güvenliği, bir tane de proje geliştirme, IT dışı projelere de bakan bir arkadaşım var. Benle birlikte otuz üç kişilik bir departmana sahibiz. Bütün bilgi sistemleri grubu bu kadar. Yani bu kaynağı etkin kullanmaya çalışıyoruz.”
IT’de Öncü bir Teknoloji Şirketi
Teknosa, IT kullanımınde ülkemizdeki öncü şirketlerden bir tanesi. Bu konuda dünya çapında başarılara da imza atmış durumda. Bu projelerden de bahseden Kaplancık; “Microsoft’la son iki yılda çok, bir çok ilke imza attık. Türkiye’de ilk Windows 7 kullanan şirketlerden, dünya genelinde de pilot şirketlerden biri olduk. Daha da önemlisi Windows, Office 2010’daki bütün dünyadaki otuz şirketten biri olduk ki bu Türkiye’de bir ilk. Microsoft’un ana ürünlerinden biri olan, Office 2010’da beta şirketi olduk ve ilk Türkiye’de uygulayan, dünyada da uygulayan otuz şirketten biri olduk. Benim genç arkadaşlarla ve istekli arkadaşlarla çalışmamın avantajı var. Böyle bir şey olduğu zaman gerçekten istekli çalışıyorlar. Hatta bu tür projelerde yer almayanlar kendilerini kötü hissediyorlar. Yani projede yer almak çok emek gerektiren bir şey. Bunun bu projelerde yer almayı ödül olarak görüyorlar genç arkadaşlar. Benzer bir şekilde Hyperview ile ilgili, sanallaştırmayı Türkiye’de gene biz ilk yapan firmalardan, ilk yapan birkaç firmadan biri olduk. Son yaptığımız proje ki, o da bir başarı öyküsü oldu. Single Sign On. Şifre yönetimi, kimlik yönetimi konusunda da Microsoft’un ILM ürününü kullandık. Bu da şirket içinde çok hızlı kullanıldı” dedi.
Mobil Teknolojilerin Önemi
Teknosa, 68 ilde 260 mağazaya sahip. Bu sebeple mobilite şirket için çok önemli bir konu başlığı. Bu başlığın altını Kaplancık şu şekilde dolduruyor: “Sahada bir çok kişi dolaşıyor. Bununla ilgili de Microsoft’un ürünlerinden oldukça yaralandık. Özellikle Office Communication Server ürününü bölge temsilcilerimiz çok yoğun kullanıyor. Yani haftalık toplantılarını OCS üzerinden yapıyor. Bunu yaygın olarak kullanıyorlar ya da bütün satışın başındaki yöneticimiz eğer mağazaların abiliyorlar. Ya da sahadaki personelin hepsine aynı anda bir mesaj vermek istiyorsa, gene OCS üzerinden, sahadaki üç bin kişiye mesaj verebiliyorlar. Aynı zamanda Windows Mobile’ı da çok yoğun olarak kullanıyoruz. Hemen herkeste akıllı telefonlardan var ve orada da operasyonu yürütmek için çok yoğun bir şekilde Windows Mobile’ı kullanıyoruz. Geçtiğimiz yıl Sharepoint portala geçtik. Mağazalara gittiğimiz zaman, mağazaların en çok şikayet ettiği konulardan biri e-posta ve telefondu. Biz de saydık, yani bir mağaza günde iki yüz civarında posta alabiliyordu ortalamada ki, bu da operasyon açısından mağaza yöneticisinin kendi satışa odaklanması yerine bunlara odaklanmak zorunda bırakıyordu. Biz de Sharepoint içinde, kırktan fazla form geliştirdik. Bu formları gelen e-postaları inceleyerek oluşturduk. Bugün aldıkları günlük e-posta sayısı onu geçmemeye başladı ve artık her türlü operasyonunu portal üzerinden takip edebilecek hale geldiler. Telefon sayısını da ölçtürttüm aynı şekilde. Telefon sayısında da ciddi bir düşüş oldu. Merkezden gelen telefon sayısı. Bu yaptığımız her projede geri dönüşümü çok kısa zamanda alabildik ve operasyonumuz bu kadar hızlı büyürken, yani hem merkezdeki kişi sayısı artmadı, hem bilgi sistemlerindeki kişi sayısı, yani son iki yıldır biz ciromuzu nerdeyse bir buçuk katına çıkarttık. Gelecek yıl da bir yüzde on beş yirmi civarında büyümeyi düşünüyoruz. Fakat bizim bilgi sistemdeki kadro hep aynı kaldı. Lojistik operasyonumuz da sürekli büyümesine karşın kişi sayısı hiçbir zaman artmadı. Aksine azaldı. Bunu da verimlilikle sağlıyoruz. Teknolojiyi kullanarak. Yine Türkiye’de bir ilk olarak 27001 sertifikasını alan ilk perakende şirketi olduk. Türkiye’de bizim iş uygulama yani çalıştığımız tedarikçi sayımızı özellikle bilgi sistemlerinde oldukça az, kısıtlı tutmaya çalıştık. Dünyada isim yapmış Microsoft gibi, Oracle gibi firmalarla çalışmayı tercih ettik. Yani yazılım tarafında çalıştığımız tedarikçi sayısı bir elin parmağı kadardır. Çünkü biz sürekliliğe çok önem veriyoruz. Yani burada ben gidebilirim veya departmandaki kilit insanlar gidebilir ama siz arkanızda güçlü bir teknoloji kullanırsanız o zaman şirketin devamlılığını sağlarsınız. Güvenlik tarafı olsun iletişim tarafı olsun ya da sanallaştırma gibi alanlarda Microsoft teknolojilerini tercih ettik. İş uygulamalarında da Oracle teknolojilerini tercih ettik. Orada da özellikle Oracle Retail modülünü Türkiye’de ilk kullanan biz olduk. Aynı şekilde CRM tarafından yeni bitmiş Siebel’ı devreye aldık o da geçtiğimiz haftalarda bitti. Bildiğim kadarıyla perakendede ilk Siebel projesi oldu. Orada da olabildiğince teknolojiyi iyi bir şekilde kullanmaya çalışıyoruz ve ilk olmaya özen gösteriyoruz. İlk olmanın bir avantajı daha var. Microsoft’ta, Oracle’da da yaşadık. İlk yaptığınız zaman bu tür büyük firmalar çok özen gösteriyor size. Yani beşinci onuncu uygulamada aynı şeyi yaşamıyorsunuz. Mesela Oracle Retail’i biz ilk yaptıktan sonra yaklaşık üç kıtada beş ülkede sunum yaptım. Çünkü gelişmekte olan bir ülkede yapılması bir hatta biraz daha nispeten daha doğudaki bir ülkede yapılması onlar içinde ilginç bir konu oldu. İlk olmanın bilgi açısından çok ciddi bir kazancı oluyor.”
Teknosa’nın önümüzdeki dönem gerçekleştirmeyi planladığı IT projelerinden de bahseden Kaplancık, şunları aktarıyor: “Teknolojide sistem, bundan sonrasında ne yapmayı düşünüyoruz. Biraz onlardan bahsedeyim. Bir kere en önemli konulardan biri ‘Dijital Marketing’ alanında yatırımlar yapmayı düşünüyoruz. Herkes sosyal medyaya doğru. Bundan kaçamayız. Çok gelişiyor, bizim bundan kaçamayacağımız kesin. Hem Türkiye gibi bu sosyal medyaya çok meraklı bir gençlik var, çok meraklı bir kitle var. Bizim de bunlara yönelik bir takım şeyler yapmamız lazım. 2011’de en önemli stratejimiz bu olacak. Ayrıca, iş geliştirme ve CRM alanlarında da projeler yapmaya devam edeceğiz.”
İLGİLİ DİĞER KONULAR:
TweetBu makale 7 kez okundu
