IT liderleri için zaman kazandıran 16 ipucu

IT liderleri için zaman kazandıran 16 ipucu

Dönüşüm teşebbüslerinde organizasyonunuzun zamanı en iyi şekilde kullanmasını mı istiyorsunuz? Zamanı boşa harcayan uygulamaları nasıl ortadan kaldıracağınıza ve işleri nasıl modernize edeceğinize göz atalım.
İster bir organizasyonu dönüştürüyor olun ister sadece işbirliğini geliştirmek isteyin, zamanı boşa harcayan eski uygulamaları devre dışı bırakarak projeleri yönetim biçiminizi modernize etmek genellikle her zaman aklınızdadır. Peki, zamandan tasarruf için hangi uygulamalara yönelmelisiniz? Bununla birlikte paketlenip rafa kaldırılması gereken eski tarz iş yapış şekilleri hangileri?
Zaman kaybettiren yaklaşımları ortadan kaldıran ve kötü alışkanlıkları ehlileştiren verimlilikleri bulmak üzere en iyi ipuçları için teknoloji liderleriyle görüştük. Onlar gecikmeden başarılı olmaya yönelik yaygın tekniklerle birlikte başarının önündeki engelleri kaldırmaya yönelik spesifik ipuçları da verdi.

Onların tavsiyeleri arasında iletişimi iyileştirmek için mevcut işbirliği teknolojisini kullanma, problemleri açığa çıkarma ve başarısız projelerle servisleri hızla geri bırakma yer alıyor.
Organizasyonunuzun harcadığı zamanı en iyi koşullara mı getirmek istiyorsunuz? İpuçları için okumaya devam edin.

Bulutu tartışın
Bulut açık bir şekilde harika bir işbirliği aracı ve çalışma arkadaşlarının ilerlemeyi görmesine ve değişiklikleri hızla gerçekleştirebilmesine imkân tanıyor, diye konuşuyor iboss CMO’su Jim McNiel. Fakat bulut seçenekleri aynı zamanda yeni problemler yaratabilir ve birlikte çalışamadıklarında zamanı boşa harcayabilir.

“Çok fazla nokta çözümü var, organizasyonlar gelişi güzel yayılmış uygulama bolluğu yaşayabiliyor ve bulut seçenekleri arasında değerli enformasyonu paylaşmada başarısız olabiliyor,” diyor McNiel. “Aynı zamanda gölge IT konusunda dikkatli olmalıyız, aktif servislerimizin güvenli olduğundan ve ihtiyacımız olan fonksiyonelliği sağladığından emin olmalıyız.”

E-posta kullanımını toparlayın
Kazandırdığından daha fazla zamanı harcayan teknolojiye ne dersiniz? McAfee’nin bulut çözümleri kıdemli başkan yardımcısı Rajiv Gupta, diğer mesajlaşma biçimleri için e-posta’yı terk etmeyi güç buluyor fakat gelen kutusunun zamanı ve dikkati tükettiğini ifade ediyor.
“E-posta stresi tetikliyor zira ilgisiz e-postları tararken harcadığım sürede acil dikkatimi gerektiren önemli bir postayı kaçırmaktan endişeleniyorum,” şeklinde konuşuyor Gupta. “AI’daki ilerlemelerle birlikte e-posta probleminin çok daha azalacağına dair oldukça ümitliyim.”
Cint CIO’su Oscar Carlsson, sorunun e-postanın kendisi olmadığını, bizim ve iş arkadaşlarımızın zamanın harcayan verimsiz e-posta uygulamaları olduğunu söylüyor.
“Her bir e-postada beş çalışma arkadaşını bilgi bölümüne eklemek söz konusu kişilerin sizin e-postanızı açmak, içeriğe bakmak ve ardından bir şey yapıp yapmamaları gerektiği hususunda karar vermek için zaman harcamasına neden oluyor,” diyor Carlsson. “O e-postaların yüzde 80 ila 90’ı aslında o kişileri hedeflemiyordu ki bu da organizasyonunuz içerisinde çok büyük verimsizlikler yarattığınız manasına geliyor. Bir konuşmaya yeni insanlar eklerken bunu amaç gözeterek yapın ve ilgili kişi için gerekli bilgiyi ya da eylem noktasını özetleyin. Böylelikle yapmaları gereken şeyi anlayabilmek için beş haftalık bir e-posta zincirini altüst etmek zorunda kalmazlar.”

Şelale pratiklerinden kaçının
eMoney teknoloji sorumlusu ve CTO’su Nick DiLisi, daha geçerli yaklaşımlar yerine bir takımın diğerine iş aktardığı herhangi bir süreci azaltmanız tavsiyesinde bulunuyor.
“Yazılım geliştirmeye yönelik geleneksel şelale benzeri bir yaklaşımın soyu tükendi,” diyor DiLisi. “Teknoloji ekipleri süreçlerinin olabildiğince en kısa geliştirme döngüsüne sahip olduklarından emin olmalı. Teknoloji çok hızlı değişiyor ve ekiplerin de çevik kalarak bu değişikliklere adapte olması gerekiyor.”

Chris Fielding, Sungard AS CIO’su, benzer bir görüşe sahip.
“Organizasyonel değişim sürdürülebilir çaba, zaman ve organizasyon liderliğinden destek gerektirdiği için güçtür,” diyor Fielding. “Çevik yoluna yeni giren organizasyonlar için terk edilecek ilk şey herhangi bir şelale modeli ve planlama araçları olmalı.”

Ağınızı büyütün
DiLisi emsallerinizin deneyimlerini arayarak profesyonel ağınızı büyütmenizi tavsiye ediyor ve karar verirken ağınızı kullanmanızı.
“Çevrenizdeki fikir ve sorulardan yararlanabilirsiniz ki bu fazlasıyla önemlidir ve bu sayede patinaj yapmazsınız,” diyor DiLisi. “Birçok kişi belli problemlerin kendi organizasyonlarına has olduğunu düşünebilirse de diğerleriyle görüştüğünde hızlı bir biçimde herkesin benzer sorunlar üzerinde çalıştığını görebilir, hatta onlar size yardımcı dahi olabilir.”

Lüzumsuz pilot projelerden kurtulun
Doğrudan bir iş problemini çözmeyen bir teknolojinin inşasından kaçınarak zaman tasarrufu sağlayabilirsiniz, diyor DiLisi.
“Oturmuş işletmeler bulut, yapay zeka ve otomatik öğrenme gibi teknolojiler için kavram ispatı (POC) gibi kelimler kullandığında, onların gerçekte bir POC’a ihtiyacı yoktur,” diye konuşuyor. “Diğer taraftan işletmelerin yine de o teknolojileri ve onları iş gereksinimlerine nasıl uygulayabileceklerini anlaması gerekiyor. Teknolojiler hızla olgunlaşıyor ve POC gibi şeyler işletmeyle bir bağ kurabilecek çok fazla değer sağlamayan bir maliyetle sonuçlanıyor.”

Hızlı başarısız olun
Sungard AS’den Fielding, çevik veya DevOps pratiklerini katma üzerinde çalışan işletmelerin süreç boyunca kendilerine yardımcı olmak üzere özelleştirilebilir, destekleyici bir aracı bulması gerektiğini belirtiyor.
“Ardından size ve liderlik ekibine değişimi yönlendirmek için ihtiyaç duyulan enformasyonu hangi özelliklerin sağladığını öğrenmek, ileri yönlü hareketin bocalamadığını temin etmek için gereken yolu ayarlamak kritik,” şeklinde konuşuyor. “Hangi özelliklerin değer eklediği üzerinde çalışmak ve değer sağlamayanlardan hızla kurtulmak önemli. Doğru bilgiye sahip olmamak çeviğe geçişi geciktirebilir.”

Tekrarlardan kaçının
İşletme veya müşteriler için çakışan mükerrer süreçlerden kaçınmak amacıyla tek bir teslimat yolu arayın, diyor Neustar CIO’su Jeff Gill.
“Yeni fikirler ve stratejik hedefler için IT ekiplerinin açık bir biçimde tanımlanmış giriş sürecine sahip olması hayatidir,” diyor Gill. “Amaçlar bir kez belirlendikten sonra açık bir biçimde öncelikleri planlamak ve iyi tanımlı IT projeleri oluşturmak teknik ekiplerin neyin tamamlanması gerektiğini anlamasına imkân sağlayacaktır. Onlar önceden belirlenmiş bir takvim, kapsam ve bütçeyle uyumlu olan kilometre taşlarını sağlama üzerine daha iyi odaklanabilirler. Nihayetinde teknik ekipler mükerrer işlerden kaçındığından zaman tasarrufu etkin olur.”
Problemleri açığa çıkartın, ardından bırakın ekip karar versin
Neustar’dan Gill projelerin akıcı bir biçimde gitmesini sağlamak için çalışma grupları arasındaki samimi iletişime, etkin proje silsilesinin geliştirilmesine ve kontrol panellerinin yönetimine vurgu yapıyor.

“Benim için bu teknolojiden çok çalışma alışkanlıklarıyla alakalı,” diyor Gill. “Genellikle IT profesyonelleri eğitimli problem çözücülerdir. Yalnızca zaman tasarrufu üzerine odaklanmak yerine problemleri açığa çıkarmaya ve önce hangi problemler üzerinde çalışacaklarını seçmelerinde ekiplere yardıma odaklamak çok daha efektiftir. Sıklıkla teknik ekipler zaman probleminin çözümü için kendi araç ve teknolojilerini seçecektir.”

Ayaküstü toplantılar odağınızı kaybettirmesin
EasyVista pazarlama müdürü ve kıdemli başkan yardımcısı John Prestridge, ayaküstü toplantıların bir hayranı değil ve işleri modernize etme arayışındayken gönderilecek ilk şeyin günlük çalkantılar olduğunu düşünüyor.
“Bu toplantılar gerçek zamanlı işbirliği ve problem çözümünden ziyade durum raporlama üzerine odaklanmaya yönlendiriyor,” diyor Prestridge. “Toplantılar problem çözmek için rezerve edilmeli ve sadece ihtiyaç duyulan sonuçları elde edecek bir zaman dilimi kadar sürmeli.”

Doğru verimlilik yazılımını benimseyin
Buradaki diğer kişiler gibi Prestridge de işlerin yapılmasında e-postadan uzak durmayı tercih ediyor, onu engelleyici ve dikkat dağıtıcı buluyor. Bunun yerine o özellikle işbirliği için tasarlanmış araçları tercih ediyor.
“Slack, anahtar projelerde asenkron işbirliği için oldukça yararlı,” diyor Prestridge. “Aynı zamanda proje sürecini hızlandıran daha çevik bir yaklaşımı destekliyor. Hızlı bir biçimde bir projeye giderek diyalogları ve ilgili dokümanları görebilmenize yardımcı oluyor. Trello ise projelerinizde önceliklendirme ve görülebilirlik için iyi. Doğru öncelikleri önünüzde tutmak için mükemmel.”

Çalışmayanı terk edin
Uzmanlarımızdan birden fazlası “işleri her zaman yaptığımız yol” tipik olarak verimsiz veya zamanı geçmiş uygulamaları kapsayan bir kırmızı bayrak, diyor.
“Yeni teknolojiler tanım itibariyle eski tarz düşünceye meydan okuyan yeni verimlilikler getirmeli,” diyor Synopsys Software Integrity Group teknoloji uzmanı Tim Mackey. “Söz gelimi eski bir uygulamayı nasıl yamalayacağınıza dair en iyi yöntemler aslında konteynır veya sunucusuz uygulamalara uygulandıklarında riskli modeller.”

Geçmişi kurcalamayı bırakın
Aynı biçimde iboss’tan McNiel da teyit önyargısının dijital dönüşümü frenleyebileceğini belirtiyor. İdareciler daha önce neyin yapıldığı üzerinde takıldıklarında McNiel sık sık şaşırıyor.
Eski tarz düşünce yapısıyla yeni problemleri çözemezsiniz, diyor McNiel. “İstenen sonuçlar üzerine odaklanmalısınız ve ardından oradan itibaren geriye doğru çalışmalısınız. İhtiyacınız olan yanıtlar sorduğunuz sorularda yatıyor. Sıklıkla organizasyonlar meraklıyı bastırıyor ve bu ihtiyaç duydukların şeyin tam tersi.”

Avukatlarla irtibatta kalın
Neticede firmanızın yasal temsilcisinden tavsiye isteyeceğiniz bir durumla karşılaşacaksınız, şeklinde konuşuyor Mackey. İşleri hızlandırmak için onlara ihtiyaç duymazdan evvel irtibatta kalın.
“İstatistiksel olarak işler (söz gelimi IT yönetim sorunları) bir noktada aksayacak ve hukuk ekibinizi hazır halde tutmak bir meseleyi daha akıcı bir biçimde çözmenize, çatışmalardan kaçınmanıza yardımcı olacaktır,” diyor Mackey. “Sırası gelmişken, bu risklerin bir organizasyon içinde nasıl ilerlediğini anlamayla güçlü bir biçimde alakalı.”

Uyumsuz özelliklere dikkat edin
Gecikmeler zaman kazandırıcı gibi görünen teknolojilerden gelebilir. Organizasyonunuz için uyumsuz olabilen teknolojiler kontrolden çıkmış harcamalara ve zaman kaybına yönlendirebilir, diyor Mackey.
“Başarıyı ölçün, projeleri ve proje kapsamı için ekipleri sorumlu tutun,” şeklinde konuşuyor Mackey. “Çok büyük IT bütçeli projelerin kapsamından ve bütçesinden çıktığını, sonuçta geciktiklerini hepimiz gördük. Daha başarılı projeler küçükten başlama eğiliminde; ardından kendilerini kanıtlıyor ve en iyi endüstri uygulamalarının organizasyonlarının yönetim kuralları içinde nasıl çalıştıklarını öğrenirken başarı inşa ediyorlar. Diğer bir ifadeyle, bir problemin çözümü için birden fazla yol vardır ve bazen organizasyonel ataletle savaşmak verimli değildir.”

İlk nesil teknolojiden uzak durun
Fielding, bir satın alma sonrasında tamamen yeni bir firmayla uğraşma potansiyeli dahil olmak üzere sıklıkla teknolojinin ilk versiyonuna eşlik eden tehlikelere ve verimlilik kaybına karşı akıllı olmak gerektiğini ifade ediyor.
“Organizasyonel değişimi destekleyen yeni teknolojilerin riske değip değmediğini, bir sonraki sürümü beklemenin daha iyi olup olmadığını değerlendirmek önemli,” diyor Fielding. “Organizasyonel değişimi destekleyen yeni teknoloji risksiz değil. Toplam sahip olma maliyetini sadeleştiren ama daha sonra değiştirilen bir dizi yeni planlama araçları ve depolama çözümleri gördüm.”

Çoklu görevleri kontrol edin
Zaman yönetimi ve projeleri kolaylıkla önceliklendirme gereksinimlerine yönelik araçlara sahip olduklarında çalışanlar daha verimli olur, diyor Prestridge. Kendisi aynı zamanda ekibi görev üzerinde tutma yollarının bulunması tavsiyesinde bulunuyor.
“Slack ve Microsoft Teams gibi işbirliği yazılımlarının iyi yanı ekibinizi güncellemeler hakkında bilgilendirebilmeniz veya yaşadığınız bir sorun için bir gruptan yardım arayabilmenizdir ve doğru kişiyi bulmak için günlerce uğraşmanız gerekmez,” diyor Prestridge. “Diğer yandan bu aynı zamanda günümüzü bölen en büyük etkenlerden biri olarak da hizmet eder ve daha kompleks görevler için gerekli derin düşünce sizi uzaklaştırabilir. Bir IT programcısı için bu yıkıcı olabilir zira kompleks problemlerin çözümü için odaklanmaya ve bir akış yaratmaya ihtiyacınız vardır.

Bölünerek ancak sığ işleri gerçekleştirebilirsiniz. Bunun disiplinle alakalı olduğunu düşünüyorum; onu sizin için en verimli hale getirmek için bu araçlardan nasıl yararlandığınızla. Derin düşünceyi ve iş kalitesini geliştirmek için çoklu görevleri azaltmak istersiniz.”

Categories: KARİYER
Tags: cio, IT, IT lideri

About Author

Write a Comment

Your e-mail address will not be published.
Required fields are marked*