ERP felaketinin 10 erken uyarı işareti

ERP felaketinin 10 erken uyarı işareti

Kurumsal kaynak planlama sistemleri tamamen farklı sistem ve servisleri birbirine bağlayarak iş verimliliği sağlar. Ancak erken uyarı sinyallerini dikkate almadığınızda bir ERP uygulaması çok çabuk bir şekilde felakete dönüşebilir.
Kurumsal kaynak planlama (ERP) sistemleri farklı departmanlardan gelen yazılım ve servisleri birbirine karıştırarak uyumlu, işbirliği halindeki bir bütüne dönüştürür. İşletmeler iş operasyonlarının akıcı bir biçimde çalışır durumda kalması için ERP sistemlerine güvenir. Satın almaları, müşteri siparişlerini, finansal işlemleri ve diğer faaliyetleri koordine eden ERP uygulaması olmaksızın modern bir işletme verimlilik anlamında ciddi oranda geri adım atabilir.
Fakat ERP sistemlerinin tümleşik doğası onların yönetimini ve güncellenmesini güçleştiriyor. Birçok ERP sistemi eskide kaldı ya da önemli geliştirmelere gereksinim duyuyor. Bunun yanı sıra maliyet tasarrufu ve esneklik arayışındaki birçok organizasyon ERP gereksinimlerini buluta geçirmeyi düşünüyor. Tüm bu etkenler ERP sistemlerini felakete yaklaştırıyor.

ERP projenizin önemli problemlerin kıyısında olabileceğini gösteren erken uyarı işaretlerini ortaya çıkartmak için deneyimli ERP danışmanlarıyla görüştük. ERP projelerinin geniş kapsamı sıklıkla bugünkü bir uyarı sinyalinin aylarca problemleri ortaya çıkarmayabilmesi manasına geliyor. Bu yüzden bir ERP felaketini tespit etmek ve tahmin etmek çok yakın gözlem gerektirir.

Büyük bir teknik atılım yaptınız
Tüketiciler piyasaya çıkar çıkmaz en yeni akıllı telefonu satın alıyor olabilir ama çoğu organizasyonun yeni bir teknolojiyi benimsemesi zaman alır. Bu bilhassa ERP için önemlidir.
“Şayet yeni bir ERP teknolojisini ilk benimseyenlerden biriyseniz, daha büyük güçlüklerle karşılaşabilirsiniz,” şeklinde konuşuyor Illinois merkezli danışmanlık firması West Monroe Partners’dan Michael Hughes. “ERP sisteminiz benimsemeyi planladığınız versiyonun birkaç sürüm gerisindeyse, geçişte güçlüklerle de karşılaşabilirsiniz.”
Şayet iki durum da sizin için geçerliyse, takvim ve bütçe varsayımlarınızı buna uygun şekilde ayarlamazsanız felakete gidiyor olabilirsiniz.

İş tarafıyla bağlantıyı göz ardı ettiniz
Teknoloji ve iş birimleri uyumu yakalamak için sıklıkla çok mücadele eder. Aradaki fikir ayrılıklarını ise başka hiçbir şey ERP projeleri kadar büyütmez.
Çözümleri tek bir platform üzerine entegre eden dijital bir çatı rekabet avantajı kazanabilmeleri için işletmelere esnek, gelecekle uyumlu bir yol sağlar.
“Hiçbir ERP projesi mükemmel ilerlemez; her zaman için takılma ve problemler olacaktır. Eğer iş tarafıyla güçlü bir bağlantınız varsa, problemler üzerinde çalışırken size karşı daha müsamahakar olabilirler. Diğer taraftan kullanıcılarla bağınız zayıfsa, problemler baş gösterdiğinde direnç ve protestolar bekleyebilirsiniz,” şeklinde konuşuyor teknoloji danışmanlık firması Cloud Technology Partners Başkan Yardımcısı Ed Featherston.
Başka bir deyişle: Çalışanlarınızın yetenekleri ERP projelerindeki en büyük varlığınız ya da derdiniz olabilir. Kullanıcılarınız üzerindeki etkisi için empati kurmak uzun bir yol kat etmenizi sağlar.
“Kullanıcıların katılım göstermesini sağlamanın en iyi yollarından bir tanesi ERP’nin onların günlük işlerini nasıl etkileyeceğini doğrudan açıklamaktır. Kullanıcılar hayal etmek zorunda kalırsa onlar muhtemelen direnç gösterecektir zira insan doğası değişime direnme eğilimindedir,” diye ekliyor Featherston.

Bulut içindeki çalışan tasarruflarını abarttınız
Uzun yıllardır maliyet tasarrufları ve esneklik bulut servislerinin anahtar satış noktaları olageldi. Fakat bulut içinde ERP yaparken tasarruflara (özellikle çalışan kaynaklarına) dayanmak sizi usandırma noktasına getirebilir.
“Bazı organizasyonlar, buluta geçiş yapmanın süreç sahiplerine ve diğer dâhili desteğe ihtiyaç duymadığınız manasına gelmesini bekliyor. ERP için halen dâhili yönetim ve desteğe gereksinim var; ister bulutta ister yerinde olsun,” diye konuşuyor West Monroe Partners’dan Hughes. Esasında eğer ERP projeniz yeni yetenekler getiriyorsa, söz konusu yeteneklerin nerede oturduğundan bağımsız olarak analitik ve bağlantılı fonksiyonlar için ekstra desteğe ihtiyacınız olacak muhtemelen.

ERP projeleri için olurluk incelemesi gerçekleştirirken maliyet düşürme iddialarını şüphecilikle değerlendirin. Buluta geçişle ERP verimliliğinde iyileşmelere bağlı olarak bir departmandaki çalışan sayısının azaltılabileceğini varsayan olabilir ancak söz konusu analiz zamanı geçmiş iş tanımı dokümanlarına dayandırılmış olabilir. Aslında iş kullanıcılarınızın daha fazla katılımı dahi gerekebilir.

Proje gereksinimleriniz yüksek seviyede ve belirsiz
ERP terfileri, geliştirmeleri ve dönüşümleri dâhil olmak üzere temeller tüm projelerde önemlidir. Burada, gereksinimler fazını doğru almak önemli.
“Bir ERP projesinde yetersiz gereksinimler gördüğümde, projenin ileriki safhalarında problemlerle karşılaşmayı beklerim. Memnuniyetsizlik ve bağlantılı problemlerin çıkma şansı yüksek,” diyor Hughes. Başlangıçta iş analizi üzerine zaman harcamak bu sorunu çözmenin bir yoludur. Eğer ERP sistemi birden fazla kullanıcı gruplarının ihtiyaçlarını çözmek durumundaysa, o ihtiyaçları çözmek için de zamanı kullanın.

Güçlü gereksinimler de projenin başarısını ilan etmeyi kolaylaştırır. “Şayet ‘finans departmanı için hayatı kolaylaştır’ gibi bir gereksiniminiz buluyorsa, bu sonuca ulaşıp ulaşmadığınızı bilmek güçtür,” diye konuşuyor Cloud Technology Partners’dan Featherston. Bunun aksine, “başarının yüksek seviyeli tanımları kullanılmaya devam ediliyor.”

Eski teknolojileri sürdürme riskini aldınız
Bazı ERP projeleri basit bir şekilde eski sistemlerin kontrolü üzerine odaklanıyor; daha iyi olması için ama ne yazık ki sıklıkla durum daha da kötüleşiyor.
“Cobol üzerine inşa edilmiş özel bir çözümü terk eden bir organizasyon biliyorum. Yıllarca Cobol eğitimi sunmaya devam etmeleri için onlar yerel bir üniversiteye fon sağladılar ki böylelikle yeni çalışanlar bulmaya devam edeceklerdi,” şeklinde konuşuyor KPMG ulusal kurumsal çözümler network lideri Rick Cimino. “Bu durumda, Oracle gibi yeni ERP teknolojilerine geçiş yapmanın güçlü kariyer faydaları vardı. Bu alanlardaki yetenekleri görevlendirerek IT profesyonelleri firmada ve ötesinde daha değerli hale gelebilirlerdi,” diye ekliyor.
Bu örnek belli türden ERP çabalarının riski arttırabileceğini işaret ediyor. Söz gelimi, genişletilmiş destek için ekstra ödeme yapmak, sistemlerinizin geçmişte kaldığını gösteren bir uyarı işaretidir. Yetenekleri görevlendirmedeki güçlüklere ek olarak eski sistemleri kullanmayı sürdürmek daha yüksek siber güvenlik riskiyle karşılaşmanıza neden olur.

Çok fazla istisnaya izin veriyorsunuz
Uzun zamandır büyük bir organizasyonda bulunduysanız, istisnalar için çokça taleple karşılaşmaya mahkûmsunuz. Bu sıklıkla sonunda sizin ERP sistemlerinizi dinamitleyebilecek zayıf bir yönetimin sonucudur.
“ERP üzerinde karar vermek için yönetim süreçlerindeki eksiklik sıkıntılara ve gecikmelere neden olur” diyor Hughes. “Satın alma siparişlerini veya harcamaları ele alın. Standart bir süreç tasarladınız ve ardından yönetimsel ya da özel bir durumun ortaya çıktığı bir durumla karşılaştınız. Bu talepler plansız bir şekilde ele alındığı takdirde muhtemelen problemler yaşayacaksınız çünkü kullanıcılar keyiflerine göre istisna alabileceklerini düşünecekler,” şeklinde konuşuyor.
ERP yönetim süreci geliştirmek birden fazla bürokrasi katmanı içermemeyi gerektirir. Olağandışı talepleri incelemek için iş ve teknoloji karar vericilerinden oluşan bir komite kurmak bir yaklaşım. Bu süreçle sistemin ilgisiz ya da zor problemlerle tıkanmasını önleyebilirsiniz. Eğer mevcut bir proje yönetim grubunuz varsa, bu komite üyelerinden bazılarına hizmet verebilirler mi diye sormayı düşünün.

Tali işlerde rutin olarak Excel’e güveniyorsunuz
Microsoft Excel dünyadaki en büyük, resmi olmayan ERP sistemi olabilir. Ancak analizleri yürütmek için kullanıcılar rutin bir şekilde Excel’i kullanıyorsa, ERP projenizin problemleri var demektir. Evrensel bir geçici çözüm olarak Excel rapor ve verilerinizin kullanıcı dostu bir biçimde ayarlanmadığını işaret edebilir. Kullanıcılar aynı zamanda hedeflerine ulaşabilmek için verileri birden fazla servisten inceleme gereksinimi duyabilir. Bu meselenin çözümü için kullanıcılara hangi Excel dosyalarını aylık ya da çeyrek bazında rutin olarak güncellediklerini sorun. Bu size ERP için iyileştirme seçeneklerini belirlemenize yardımcı olacaktır.

Parlak obje sendromuna yakalandınız
Teknoloji mesleğinde yeni araç ve sistemler hakkında heyecanlanmak oldukça kolay. Organizasyon için yüksek değerden teknoloji fırsatlarını belirlemek CIO rolünün hayati bir fonksiyonudur. Diğer yandan en son teknolojiyi alma eğilimi ERP projenizin altını oyabilme dezavantajına sahiptir.
“Süreci teknolojinin kontrol etmesine müsaade etmek hatadır. Ürünün yapabilecekleri üzerine odaklanarak büyük projeleri başlatan çok firma gördüm,” diyor Featherston. “Neyse ki teknoloji firmaları bu sorunun çözümüne yardımcı olmaya başladı. Artık az sayıda firma yeni ürünün kutudan çıktığı gibi çalışacağını iddia ediyor.”

Bu eğilimle mücadele etmek düşünce yapısında değişikliği gerektiriyor. “Parlak nesne sendromundan kaçınma biraz çaba gerektiriyor. Teknolojiyi sizi bir iş sonucuna yönlendiren bir araç olarak görmenizi tavsiye ediyorum. Bu noktayı aklınızda tutarsanız iş kullanıcılarınızın gereksinimlerinizden kopmamanız daha olası,” şeklinde konuşuyor Featherston.

Uyumluluğa daha az önem verdiniz
Modern iş hayatında hız ihtiyacı sıklıkla teknoloji projelerindeki önceliği teşvik ediyor. Fakat uyumluluk üzerinde kesintiye gitmek geri teperek sizi avlayabilir.
“Şayet ‘projeyi şimdi tamamla ve uyumluluğu daha sonra düzenleyeceğiz’ görüşüne sahip bir ERP proje lideriniz varsa problemleriniz olması muhtemel,” diye konuşuyor Featherston. Uyumluluk gereksinimlerini göz ardı etmek özellikle finansal hizmetler, sağlık ve enerji gibi yoğun denetim altında olan endüstrilerde pahalıya mal olur. Uyumluluk ve diğer kontrol fonksiyonlarını en başından dikkate almak ileride uyumluluk sorunlarının ortaya çıkmasının önlenmesine yardımcı olacaktır.

Yerinde kabullerinizi buluta taşıdınız
Bir ERP bulut dönüşümünün başarılı olması için IT liderlerinin var olan iş yapma şekillerini yeniden inceleme ihtiyacı var. Nihayetinde geçiş önemli ve sizin yerinde stratejiniz bulut için yeterli olmayacak.
“Yerinde ERP uygulamaları için çoğu firmanın yüzde 70 oranında kutudan çıkan konfigürasyon ile yüzde 30 özelleştirme kullandığını tahmin ediyorum. Bu bulut ERP modelinde işe yaramayacaktır,” şeklinde konuşuyor KPMG’den Cimino. “Çoğu bulut ERP’leri kapsamlı özelleştirmeden caydırıyor çünkü onlar firma güncellemelerini yürütmek için standart bir biçimde kullanılmak üzere üretildiler.”

Başarılı kurumsal ölçek teknolojisi projelerine liderlik etmek IT liderleri için kritik bir yetenektir. Eğer bu yeteneklerinizi çoktan yüksek bir seviyeye çıkardıysanız da sorumluluklarınız burada sona ermiyor. IT organizasyonu içindeki diğer idareciler ve yükselen yeteneklerden ne haber? Onlar büyük projelerin liderliğinde fırsatlara ihtiyaç duyuyor. İster ERP’nizi terfi edin ister ağ altyapınızı geliştirin, ekibinizi büyütmek projeyi yürütmek kadar önemlidir.

Categories: GÜVENLİK

About Author

Write a Comment

Your e-mail address will not be published.
Required fields are marked*