CIO’lara doküman çözümlerinde dijitalleşme için altın tüyolar!

CIO’lara doküman çözümlerinde dijitalleşme için altın tüyolar!

Doküman çözümlerinde dijital dönüşümün artık daha sık konuşulduğu günümüzde,  dijitalleşmenin 5 adımı açıklandı. İşte dijital hedeflere ulaşmada şirketlerin adaptasyonunu sağlayan 5 önemli etken…
Büyük liderler için şirketlerinin dijital dönüşümün içinde yer alması oldukça önem taşıyor fakat “İş Hayatında Dijitalleşme” başlıklı yeni bir rapora göre; bilgi teknolojileri alanındaki yöneticilerin yüzde 50’sinden azı iş süreçlerinin çoğunun ya da tamamının dijitalleştiğini söylerken sadece yüzde 10’u dijitalleşmenin kapsamlı olarak gerçekleştiğini belirtiyor.  Bununla birlikte, aynı çalışmada katılımcıların yüzde 71’i otomasyonun kuruluşlarına katkı sağlayacağını düşündükleri süreçlerden de bahsediyor. Xerox, işletmelerin dijital hedeflerine ulaşmaları için şirketlerini adapte etmelerini sağlayacak 5 adımı şu şekilde sıralıyor…

1. Kâğıt iş akışını kolaylaştırın
Dijitalleşmenin en önemli sebebi iş akışını hızlandırma gereksinimi. Birçok baskı işi ve doküman süreçleri; faturaların dosyalanması, taleplerin işlenmesi ve dosyaların doğru klasöre kaydedilmesi gibi tekrarlanan görevler içerir. Araştırmaya göre kuruluşların yüzde 55’i kâğıt süreçlerinin mevcut durumunu analiz etmemiş durumda. Çalışanlar artık kimliklerini kullanarak dijital belgelere anında ve güvenli bir şekilde erişebiliyor ve birden fazla kullanıcı, güncellenen aynı belgeye aynı anda erişerek iş akışını düzenleyebiliyor.

2. Verileri derinlemesine analiz edin
Dijitalleşmeden gerçek bir katkı elde etme konusunda en önemli adımlardan biri de analizdir. Dokümanların nasıl kullanıldığını denetlemek, takip etmek, ölçmek ve analiz etmek, dijitalleşmede hangi alanda en yüksek faydayı elde edebileceğinizi görmeye yardımcı olur. Bu bilgiler, doküman yönetim süreçlerinizdeki hassas noktaları da daha iyi anlayabilmenizi sağlayacaktır.

3. İşletme genelinde kararları uygulayın
Doküman süreçlerinizin mevcut durumunu değerlendirdikten ve dijital yolculuğunuza başladıktan sonra ilerlemenize dair gerçek zamanlı güncellemeleri şirketinizdeki yetkili kişi ile paylaşmak artık çok daha önemli hale gelir. İşletmelerin yüzde 90’ı güvenli olmayan baskıdan dolayı güvenlik açıklarıyla karşı karşıya kalmıştır ve çoğunlukla bunun nedeni, birinin hassas dokümanları yazıcı tepsisinde unutmuş olmasıdır. Bu durum sadece olası bir güvenlik açığı değil, aynı zamanda kâğıt ve para israfıdır. Aslında yazdırılan sayfaların yüzde 50’si çöpe atılmakta, yüzde 20’si ise hiç alınmamaktadır dolayısıyla şirketler maliyet, güvenlik ve hız açısından fırsatları aramaktadır.

4. Otomasyon ile genişleyin
Şirketler, dijital kaynaklarına daha fazla yatırım yaptıkça, dijitalleşmenin birincil sebebi olan daha verimli büyüme imkânına kavuşmuş olur. Mevcut işlerin bir kısmı yeni otomatik süreçlere dağıtılarak çalışanlara zamanı kazandırılır ve ekip bu sayede daha fazla proje alabilir, daha fazla yeniliğe yatırım yapabilir ve BT departmanının kapasitesini bir bütün olarak genişletebilir. Xerox, iş otomasyonu hizmetleri sayesinde iş süreçlerinizdeki zaman kaybı ve gereksiz adımlardan kurtulmanıza yardımcı olur. Verimsizliği ve maliyetleri kalıcı hale getiren şişirilmiş süreçlerden şirketinizi kurtarır. İş Akışı Otomasyon Hizmetleri ile daha yüksek üretkenlik ve dijital dönüşüme giden yola liderlik eder.

5. Güçlü yönlerinize odaklanın
İş akışı otomasyonu dijitalleşmenin temel bir unsuru olmasına rağmen kesinlikle iş gücünün azaltılması ile eş anlamlı değildir. Aksine, şirketler çalışanlarını, güçlü yönlerine odaklanan görevlere atayarak bu özelliklerini kullanmalı ve ardından bu yetenekleri desteklemek ve eksikleri tamamlamak için süreçleri otomatikleştirmelidir. Burada amaç, çalışanların ve otomasyon teknolojilerinin birlikte çalışması ve şirket ile müşteriler için olumlu bir değişim sunmaktır.

Categories: HABERLER

About Author

Write a Comment

Your e-mail address will not be published.
Required fields are marked*