Üretip satma dönemi bitti: Müşteri odaklı yapıya geçtik!

Üretip satma dönemi bitti: Müşteri odaklı yapıya geçtik!

TürkTraktör CIO’su Ergun Özdamar, “Yeni ERP projesi kapsamında devreye alınan uygulama yapısının, yeni teknolojilerin adaptasyonunu kolaylaştırdığını ve iş birimlerinin daha çevik bir şekilde uyum sağlayabilecekleri bir yapıya sahip olmalarını sağladığını ifade etti.
Tarım makineleri sektöründe traktör ve ekipmanlarının yönetimini yapan TürkTraktör, hayata geçirdiği ERP projesi ile hem iş süreçlerini çevikleştirdi hem de tüm birimlerin aynı noktadan kontrol edileceği çekirdek bir yapı oluşturdu.
TürkTraktör CIO’su Ergun Özdamar, projenin detaylarını ve yakaladıkları başarıyı CIO Dergisi için anlattı…

TürkTraktör iş süreçlerinde SAP projesine neden ihtiyaç duydu?
2008 yılında satış ve pazarlama şirketi Trakmak ile TürkTraktör’ün üretim şirketi konsolide olarak tek bir çatı altında birleşti. Birleşmenin hedefi tek çatı altına toplanan birimler arasında iletişim, koordinasyon ve sinerjinin artırılması sayesinde verimliliğin maksimize edilmesiydi. Bu birleşme, üretimden pazarlamaya ve satış sonrası hizmetlere kadar tüm iş süreçlerinin uçtan uca entegre bir şekilde çalışmasını sağlayacak farklı IT sistemlerinin entegrasyonu anlamına geliyordu. 2012 yılında TürkTraktör’ün yeni bir iş kolu olan iş makineleri sektörüne girişi, 2014 yılında Sakarya’da devreye aldığımız yeni fabrikamız ile esneklik ve daha bütünleşmiş sistemlerin devreye alınması zorunluluğunu ortaya çıkardı. Birleşmeler ve yeni girilen iş kolları düşünüldüğünde farklı iş birimlerinin kullanımında ki 3 ERP ve 250’ye yakın iş süreçlerine destek veren iç/dış kaynak ile yapılmış uygulama portföyünü değişen koşullara uyumunda, şirketimizin hareket kabiliyetini sınırlamakta ve doğru ve hızlı karar almamıza engel olmaktaydı. Farklı uygulama portföylerinin neden olduğu veri aktarımlarındaki sorunlar ve iç kaynak olarak ihtiyacımız olan farklı uzmanlıkları içimizde bulundurma ve tutma zorluğunu da beraberinde getiriyordu. Aynı zamanda mevcut farklı ve homojen olmayan uygulama portföyünün iş süreçlerine dokunan kısımlarının yüzde 60 civarında kalması, uçtan uca karar mekanizmalarının oluşturulmasında ve iş analitiği çözümlerinin devreye alınmasında, veriye anlık olarak ulaşma ihtiyacını karşılayabilme ve iş gereksinimlerine daha hızlı cevap verebilme adına ciddi bir kısıt olarak önümüze çıktı. Bu kısıtları ve ihtiyaçları göz önüne aldığımızda çalışmalarımızı 2 ana kısımda değerlendirdik. İlki, iş süreçlerinin analizi ve en iyi uygulamalara göre yeniden yapılandırılması, geliştirilmesi ikincisi de yeniden yapılandırılan iş süreçlerinin teknolojik olarak yürütülebilmesi için uygulama portföyünün belirlenmesi, alternatif geçiş planlarının çıkarılması ve 3 faz’a bölünen uygulama portföyünün 1. fazının devreye alınması.

Ergun Özdamarİhtiyaçlarımızı da mimarisel olarak şöyle belirledik; kullanılan tüm iş uygulamaları ve farklı mimariler tek bir kurumsal yapı altında birleştirilmeli, farklı iş süreçlerini destekleyen ayrık sistem, altyapı, bilgi mimarileri ve farklı iş uygulamaları bileşenleri, mobil yapılar desteklenerek, mimarisel olarak esnek ve ölçeklenebilir tek çatı altında toplanmalı. Bu gereksinimler ışığı altında 2014 yılının Ekim ayında SAP uygulama çözüm portföy çatısı altında tüm iş uygulamalarını birleştirme kararı aldık. Bu proje ile TürkTraktör Dijital Dönüşüm açısından önemli bir adım attı. Bu proje son 10 yılda yapılan en büyük kurumsal dönüşüm projesi ünvanına sahip olup 3 ana lokasyonda gerçekleştirildi ve ERP dönüşüm projesi tedarikçilerden bayilere, satış sonrası servislere ve iç müşterilere uzanarak 21 aylık bir süre içinde iç ve dış kaynak toplamında 42 bin adam/gün üzerinde kaynak harcandı. ERP dönüşüm projesi sayesinde TürkTraktör; gelişen Pazar ihtiyaçlarına en hızlı şekilde cevap verebilecek, iş dinamiklerine göre iç/dış müşteri ihtiyaçlarını en hızlı ve doğru şekilde karşılayabilecek duruma geldi.

Peki, süreçlerinizi bu yeni sisteme nasıl dâhil ettiniz?
Bu tür projelerde çok uzun zaman kullanılan uygulamaları düşündüğünüzde şirketin de süreç olgunluğunun belli bir seviyeye gelmesi gerekiyor. Bu amaçla 1,5 yıl süren bir süreç çalışması yaptık. Uygulamayı değiştirme noktasında problem yaşanmıyor; ancak geçmişten gelen bir süreç eksikliği varsa departmanların rollerini ve sorumluluklarını endüstri standartlarında ve gelecek planlarımızı dikkate alarak doğru bir şekilde kurgulamak gerekiyor. Bu süreç gerçekten önemsediğimiz bir çalışma oldu ve sonucunda yeni bir şirket organizasyon yapısı ortaya çıktı. Bu organizasyon yapısına uygun olan yeni sorumluluklar ve roller belirlendi. IT olarak yapılan süreç çalışmasını bir fırsat olarak görüp IT içerisinde 6 Endüstri mühendisinden oluşan bir ekip kurduk. Bu ekibin gelecekte iş süreçleri geliştirme ve teknolojik dönüşüm için yapılanmasını sağladık. IT olarak tüm iş süreçlerini bu ekip ile birlikte bir bütün olarak görmek bize iş birimleri arasında oluşan gri noktaların minimize edilmesini ve farklı iş birimlerini etkileyen kararların rahat alınmasını sağladı.

ERP MAP_V00 (002)

Tabi bu sırada iş yapış şekillerinizi de değiştirmek durumunda kaldınız…
Öncelikle iş yapış şekillerini değiştirmek istiyorsanız kurgularınızı paylaşmanız gerekiyor. Biz de daha önce de bahsettiğim gibi gelecek durum analizi yaptık. Çok kritik iş süreçlerini uçtan uca belirli departmanlara dokunan analizleri üst yönetim ile gözden geçirdik. Yaklaşık 450’ye yakın süreci bu uygulama portföyünde adresledik, 22 tane kapsamlı çapraz iş birimlerini ilgilendiren süreçlerin sistemde nasıl çalışacağı konusunda üst yönetimin de bir fiil katılımıyla geliştirmelere başladık. Her süreç için iş birimlerinin onayı alındıktan sonra kendi IT perspektifimizi belirlediğimiz vizyon çerçevesinde yerleştirdik. Süreç analizin periyodunda konumlandırdığımız 6 endüstri mühendisimizi kavramsal tasarımı ve süreç çalışmalarında görevlendirdik. Departmanlar kendi iş süreçlerini çok iyi biliyor ama sürecin başka departmanlar ile birleştiği gri noktaların netleştirilmesi ve geneli görmek açısında bu 6 kişilik ekibin önceki süreç analizi çalışmadan kazandığı iş bilgisi daha düzgün yapmamızı sağladı.

ERP MAP_V00 (003)

Süreç içerisinde zorlandığınız noktalar mutlaka olmuştur, bu zorlukları nasıl aştınız?
Bu süreçte zorlandığımız noktalar elbette oldu; çünkü proje çok kapsamlı ve farklı dinamiklerin bir arada incelenmesi gereken bir proje. Projenin sonunda 20 tane modül aynı anda 3 farklı lokasyonda devreye alındı. Bu boyutta uçtan uca SAP üzerinde üretim sektöründe faaliyet gösteren bir firmada yapılmış Ortadoğu bölgesinde bir proje yok. Türkiye’de devreye alınmamış modüllerin tasarlanması ve yurt içinde bir bilgi birikimi yaratılması çok kolay olmadı. Başarımızın en önemli adımı üst yönetim ve projenin parçası olan TürkTraktör çalışanlarının desteğiydi ve biz bunu projeye başlarken aldık. Bir başka önemli unsur da her sürecin detayları ile kurgulanarak, önceden planlanması. Şu anda uçtan uca her hareketi bu sistem üzerinden görebiliyoruz. Bir başka başarıyı getiren önemli adım ise doğru ve dedike çalışabilecek proje ortakları. Bu kadar kapsamlı bir proje için 12 ayrı firma ile çalıştık. Projenin mimarı Koç Sistem’in çatısı altında, bu firmalar bir araya geldi ve 130 danışman eşlik etti. Sadece eğitim konusu bile başlı başına planlama ve koordinasyon isteyen bir iş. Burada iş birimlerinden ciddi destek aldık.

Fabrika 1

Biraz da dijitalleşme noktasına değinelim… TürkTraktör dijital dönüşümün neresinde?
Aslında dijital dönüşüme ERP projesinin başında yaptığımız TürkTraktör iş süreçleri analiziyle başlamış olduk. Bir dönüşümü başarıyla ve vizyoner bir şekilde yapmak istiyorsanız, öncelikle kendinizi çok iyi tanımanız gerekiyor. Hantal olan noktalarınızı tespit etmek, varmak istediğiniz hedefleri net çizmek sonrasında dönüşüm yapmak için doğru adımları atmalısınız. Bu bağlamda, 3 yıl önce tamamladığımız bu analizler bizim artık istediğimiz her geliştirmeyi üzerine koyabileceğimiz sağlam bir zemin oluşturmasını sağladı. Bir şey üretiyor ve satıyorsanız; odağında müşteri olmalı bizim vizyonumuz bu şekilde. Süreçlerinizin müşteri algısını ve tercihleri yansıtıyor olması gerekiyor. Bir şeyi üretip satma dönemi bitti. Bu yüzden ihtiyaçları doğru anlayıp müşteri odaklı bir yapıyla hareket etmek ve bu yapıyı o şekilde oluşturmalısınız.

Categories: CIO RÖPORTAJLARI

About Author

Write a Comment

Your e-mail address will not be published.
Required fields are marked*