Daha fazla verim elde etmek ister misiniz? 8 önemli adımı takip edin!

Daha fazla verim elde etmek ister misiniz? 8 önemli adımı takip edin!

Çalışanlarınıza dijital bir işyeri ile güç sağlamadıkça dijital dönüşümünüz muhakkak ki, başarısız olmaya mahkûm. Böyle bir durumda, bağlılığı ve çevikliği artıran bir işyerinin nasıl inşa edileceğine birlikte bakalım…

Gerçek bir dijital dönüşüm tümüyle çekirdekten başlar. Ve bu sıklıkla göz ardı edilen bir cepheyi içerir: İşyerinin kendisini.
Evet, IT sistemlerini modernize etmek, iş süreçlerini elden geçirmek ve koltukları yeteneklerle doldurmak önemli yükümlülükler. Fakat bu türden girişimler birçok CIO’nun çözmesini gerektiren bir tavuk yumurta problemini ortaya çıkartıyor: iyi bir müşteri deneyimi öncelikle dijital bir işyeri yapısında iyi bir çalışan deneyimini gerektirir, diye konuşuyor Gartner analistlerinden Carol Rozwell.
Dijital işyeri nedir? İşyerinin tüketicileştirilmesi üzerinden çevikliği ve çalışan bağlılığını amaçlayan bir iş stratejisidir, diyor Rozwell.
Tüm kullanıcılar için aynı beden ERP veya masraf yönetim uygulamalarınızı düşünün ve karşı kullanıcı deneyimini hayal edin. Dijital işyeriniz operasyonlardan ödün vermeksizin bireylerin ve takımların daha verimli bir biçimde çalışmasına yardım etmelidir. Web tabanlı ve gerçek zamanlı olarak senkronize olan bilgisayarları, mobil cihazları, verimlilik ve işbirliği araçlarını içermelidir. Bu tür araçlar söz gelimi Uber ve Airbnb’nin kullanım kolaylığını, Facebook ve Instagram’ın sosyal yanını taklit etmeli. Örneğin IBM yeni yetenekleri cezbetmek amacıyla işyerinde çok büyük bir dönüşümü başlattı.

“Dijital işyeri fikri, kritik görevli işlerini yerine getirirken çalışanlara aynı sadelik ve sezgiselliği getirmekle ilgili,” şeklinde konuşuyor Rozwell. CIO emsallerinizin “gölge IT’nin ötesine geçmek” hakkında konuştuklarını duymuş olabilirsiniz. Onlar tüketicileştirmeyi yasaklamak yerine kolaylaştırmayı kastediyorlar.
Rozwell’in çalışma ortamınızı dijital bir işyerine dönüştürmeye yönelik sekiz aşamalı planına birlikte bakalım.

1. Vizyon
Dijital işyeri planınız organizasyonunuz ve dijital dönüşüm hedefleriyle uyumlu olmalı; ve açık bir biçimde çalışma ortamınızı neden elden geçirmek istediğiniz sorusunu yanıtlamalı. Unutmayın, amacınız çalışan bağlılığını ve verimliliğini arttırmak. Planı şekillendirmek ve değişiklikleri yerine getirmek için işletme tarafı, İK ve tesis yöneticileri dâhil olmak üzere paydaşlarla yakından çalışın. Aynı zamanda işyeri demografisini ve söz konusu değişikliklerin potansiyel etkilerini aklınızda bulundurun. Bu çabalar iş süreçlerini nasıl etkileyecek? Dijital işyerinin amacı ve hedefleri üzerinde netlik ve uzlaşma elde etmeden teknoloji platform kararları vermeyin ve yürütmeyin. Bu ciddi manada bütçe harcamasına neden olur ki bu sebeple diğer C-seviye idarecilerle yönetim kurulun destek almayı unutmayın.

2. Strateji
Bir sonraki aşamada Ar&Ge, pazarlama, satış, müşteri destek, imalat, İK ve IT çapında dijital işyeri girişimlerinin koordinasyonu için bir yol haritası ve plan oluşturun. Sorulacak sorular: Çalışan bağlılık seviyelerini arttırmak ve firmanızın dijital teşebbüslerini desteklemek için çeşitli teknolojilerden nasıl yararlanacaksınız? Çalışanların yaratıcılığını arttıran ve işbirliği için kısa süreli ve muntazam fırsatlara imkân tanıyan işyerlerini nasıl yaratırsınız? Ev ödevinizi yaptığınızdan emin olun zira bu insanların nasıl çalıştığını anlamayı ve ne tür geliştirmelerin planlandığını net bir biçimde anlamayı gerektirir.

3. Ölçütler
IT, İK ve iş ölçütlerini hesaplamak ve dijital bir performans kartı yaratmak için analitikleri kullanın. Söz gelimi günlük aktif kullanıcıları ve Slack benzeri işbirliği yazılımında geçirilen zamanı takip ederek kullanıcı bağlılığını ölçebilirsiniz. İşgücü verimliliği üzerindeki pozitif etkileri, çalışan çevikliğini, çalışan memnuniyet ve sadakatini ölçmeye çalışın. Bu enformasyonu daha sonra değişiğim yönetimini değerlendirmek ve yaklaşımınızı iyileştirmek için kullanabilirsiniz. Dijital iş ölçütleri hesaplanması en zor olanlardan ama yatırımlarınızın değerini ölçmeden elzemler. “Bu ölçütler süreç sahiplerinin potansiyel yatırım geri dönüşünü üst yönetime açıkça anlatmasına yardımcı olur ve teknoloji yatırımlarının sadece faydasız harcamalar olarak algılanmasının önüne geçer,” diye konuşuyor Rozwell.

4. Çalışan deneyimi
Müşteri hizmetlerini iyileştirmek bir dijital işyerinin nihai hedefi ama öncelikle çalışan deneyimini teşvik etmelisiniz. İşbirliğine dayalı aktiviteleri geliştiren akıllı çalışma alanları yaratmak için IT güçlerinizi harekete geçirin ve gayrimenkul ve tesisler yöneticileriyle birlikte çalışın. Bunu ayrıca bireysel konsantrasyona yönelik alanlar sağlamak için de yapın. İdarecilerin çalışanların katkı ve başarılarını görebileceği online bir portal yaratın. Çalışan bağlılığını görüntülemek için de bunu paylaşılan bir IT/İK ölçütü içerisine yerleştirin. “Çalışanlar işbirliğine, zorlu rolleri üstlenmeye daha fazla istekli olacak. Yaptıkları işten heyecan duymaları ve onlardan talep edilen değişikliklerde gelişim fırsatı gördüklerinde halinde koçluk da sağlayacaklar,” şeklinde konuşuyor Rozwell. Aynı zamanda bağlılık temelli bir iş gücünün sıklıkla rekabetten daha iyi olduğunu ekliyor.

5. Organizasyonel değişim
Dijital işyeri teşebbüsleri tipik olarak dahili süreçler, departman yapıları, teşvikler, beceriler, kültür ve davranışlarda kayda değer bir değişimi gerektiriyor. Dijital işyeri için ihtiyaç duyulan yeni yetenek ve özellikleri değerlendirin, bunlara sahip olan personelleri eğitmek veya görevlendirmek için bir plan oluşturun. Problem haline dönüşmezden evvel engelleri öngörebilen ve bunları önleyebilen değişim yönetimi liderlerini belirlemek isteyeceksiniz. Dijital işyeri teknolojilerini iş akışları içerisine bütünleştirin ve kurallar belirleyin; teknoloji standartları, kullanım rehberleri, enformasyon yönetimi ve en iyi uygulamalar gibi. Çalışanları dinlemeleri ve onlarla bir araya gelmeleri için kıdemli yöneticilerle çalışın.

6. Süreçler
Sıklıkla kendinizi iş süreçlerini yeniden yapılandırırken bulacaksınız. İlk olarak çalışanların hâlihazırda nasıl çalıştığına ve zamanın çoğunu hangi aktivitelerde harcadıklarına yakından bakın. Çalışan aktivite ve deneyimleriyle bağlantılı verileri toplayıp analiz ederek çalışan yolculuk haritalarını gözlemlemek için bir müşteri yolculuğu haritası kullanın. Nesnelerin interneti ve yapay zeka gibi gelişmekte olan teknolojileri dikkate alın. Söz gelimi sensör açısından zengin bir akıllı bina işyeri kullanım kalıplarını izleyebilir ve çalışanların ön tanımlı tercihlerine göre aydınlatma ve havalandırmayı ayarlayabilir. Çalışanları daha verimli hale getirmek için zahmetli, rutin görevlerin otomasyonu için AI’dan faydalanın.

7. Enformasyon
Çalışanlar bilginin aranması, paylaşılması ve tüketilmesine yönelik yazılımların, kişisel yaşamlarında kullandıkları kadar “akıllı” ve ilgi çekici olmasını istiyor. Onlar enformasyon ve analitiklerin uygun bağlamda birleştirilmesini ve ihtiyaç halinde anında teslim edilmesini istiyor. Bu itibarla kolay mobil erişime ve gerçek zamanlı senkronizasyona imkân tanıyan bir dosya paylaşım sistemi geliştirmek isteyeceksiniz. Uygun bağlama sahip içerik önerileri, karar desteği ve tavsiye sağlayabilen sanal asistanları dikkate alın. Hareketli robotik video konferans sistemlerinin ve 360 derece video konferans sistemlerinin değerini tartın. Azıcık bilim kurgu dijital olarak güçlendirilmiş iş gücünüzle uzun bir yol kat edebilir.

8. Teknoloji
Durun, teknoloji tarafına daha girmedik mi? Evet ama çoğunuz bunu efektif bir biçimde yapmıyor. “Çoğu organizasyon çoğunlukla dijital işyeri tedarikçileri tarafından güdülen gelişigüzel bir mimariye sahip,” diyor Rozwell. Dijital platformların tamamını birbiriyle bağlam farkındalığı, mobilite ve gerçek zamanlı enformasyon teslimatı açısından kusursuz biçimde birleştirmelisiniz ki çalışanlara müşterilere hizmet verme imkânı sağlanabilsin. Bulut tabanlı bir ofis paketiyle başlayarak bulut ve mobil öncelikli stratejileri devreye sokun. Akıllı işyerleri tarafından imkân tanınan “kendi iş tarzını getir” kültürünü oluşturun. Aynı zamanda teknoloji inovasyon uygulamalarını ödüllendirmek de önemli.

Bu sadece bir tasarı; her şey yürütmeye dayanıyor. Rozwell dijital işyeri programlarının çeşitli nedenlerden ötürü başarısız olduğunu belirtiyor; organizasyonel değişim sorunlarına karşı dikkat azlığı, teknoloji üzerindeki aşırı vurgu ve hatalı sorular üzerine odaklanma gibi. CIO’ların sık sık dijital bir işyeri inşa ederek ne tür bir “verimlilik sıçraması” bekleyebileceklerine dair soruları onun canını sıkıyor. “Verimlilik belirsiz ve soyut bir kavramdır,” şeklinde konuşuyor Rozwell. “Dijital işyeri girişimi için itici güç olması gereken iş sonuçlarıyla bağlantılı ölçüm yapmak oldukça güç.”
Bunun yerine CIO’lar şunu sormalı: Dijital bir işyeri çalışanların müşterilere hizmet verme biçimini geliştirmede nasıl yardımcı olacak?

Categories: STRATEJİ

About Author

Write a Comment

Your e-mail address will not be published.
Required fields are marked*