2010′da ERP
Neden ve nasıl farklı yönetmeniz gerekiyor?
2 milyar dolarlık yapı araçları üreticisi Kennametal’in CIO’su Steve Hanna geçtiğimiz 13 yıl içerisinde ERP uygulamasına 10 milyon dolarlık harcama yaptıklarını belirtiyor. Şirket tarafından yapılan geliştirmeler fazlasıyla özelleştirilmiş olduğundan dolayı güncelleştirmelerin test edilmesi ve düzenlenmesi için harcanan zaman oldukça fazla. Buna rağmen şirketin ERP konusundaki çalışmaları devam ediyor. En son geçtiğimiz yıl danışman şirketler ile birlikte girilen yeniden geliştirme sürecinde ERP konusunda 15 milyon dolar ile 54 milyon dolar arasındaki maliyet yöneticilerde şok etkisi yarattı.
Hanna önemli ERP paketlerinin “eski ve yeni çalışanlar için yeterince esnek olmadığını” söylüyor ve ERP uygulamasını yeniden yapılandırmanın zaman aldığını, maliyet ve eğitim konusunda beklenmedik tabloların ortaya çıktığını belirtiyor.
Kennametal gibi birçok şirket ERP uygulaması konusunda büyük problemler yaşıyor. ERP uygulamalarında bu tür problemlerle karşılaşmamak için yazılımın en temel konu olduğunu söylemek mümkün. Fakat ERP uygulamasını yeniden yapılandırma söz konusu olduğunda ERP uygulamaları rekabetin bir parçası olarak yetersiz kalıyor. Kar konusunda herhangi bir yarar sağlamayan ERP uygulamaları, IT giderlerinde ciddi bir harcama kalemi olarak yer alıyor. Uzun zamandır ERP uygulaması kullanan şirketler bile hala stok yönetimi, finans yönetimi ve çalışan verileri konusundaki eksikleri aşmaya çalışıyor.
Hanna gibi birçok CIO, ERP uygulamalarını yeterince esnek bulmuyor. Aynı zamanda maliyet konusunda abartılı bir kalem olması ve sağlayıcıların sanallaştırma, mobil ortam gibi yeni teknolojilere hızlı uyum sağlayamaması ERP teknolojilerini şirketlerin korkulu rüyası haline getiriyor.
ERP sisteminize herhangi bir şey yapmadığınız takdirde ERP altyapısıyla ilgili hiçbir problem yaşamamış olmanız muhtemeldir. Fakat ERP uygulamalarının web tabanlı uygulamalara entegrasyonu gibi yeni teknolojilerle ilgili aşamaları göz önüne alındığında şirketler için ERP konusunda yeni bir sürece girilmesi gerektiğini söyleyebiliriz. Geliştirme süreci için teknolojik gelişmeler ve ERP altyapısı ile içli dışlı olmanız gerekiyor. ERP sisteminin değerini koruyabilmesi ve veriminizi arttırması farklı bir yönetime ve bunu gerçekleştirme şeklinize bağlı.
Yeni ERP Altyapısı
Forrester Research verilerine göre 2009 yılında yazılım alanına yapılan yatırımlarda gidilen kısıtlamayla yeni ERP lisans gelirlerinde yüzde 24 oranında düşüş görülüyor. Bu da sağlayıcıların 2010 yılına yeni arayışlarla gireceği anlamına geliyor. Sağlayıcılar 2010 yılında CIO’ları etkilemek için yeni özellikler ve yeni sistemler ile şirketlerin karşısına çıkma planları yapıyor.
Fakat buna rağmen CIO’ların dikkatli olmasında fayda var: Şirketinize sunulan fırsatlar iyi bir yarar sağlamayabilir. 105 mağazanın dağıtımını yapan Piggly Wiggly Carolina CIO’su Steve Stenec, CIO’ların geleneksel ERP formatının dışına çıkarak yeni bir ERP yapılanması içine girmesi gerektiğini söylüyor. Stenec’e göre CIO’lar bir kez daha ERP konusunda yaptıkları hataları yapmamalı.
ERP uygulaması satın almak ve ERP uygulaması kurmak bir şirket için hiçbir zaman kolay olmamıştır. 1990’larda ERP uygulamaları nedeniyle şirketlerin iflasına kadar ilerleyen durumlarla ilgili olarak sağlayıcılar ve şirketler arasında birçok dava görülmüştü. Ama yıllar sonra sağlayıcılar ve CIO’lar milyon dolarlık ERP uygulamaları konusunda karmaşık operasyonların üstesinden gelmiş gibi görünüyor. ERP konusundaki bu karmaşanın ortadan kaldırılmasıyla ERP uygulamaları ve rekabet konusunda yeni bir ortam sağlanmış durumda.
Günümüzde ERP uygulamaları hakkında daha fazla şey bilinenler eski teknolojiler haline gelmiş durumdalar. Dolayısıyla CIO’lar ERP uygulamalarını yönetme konusunda önceye kıyasla daha fazla seçeneğe sahip. ERP uygulamalarını yönetmedeyse birçok CIO’nun önerisi: İyi çizilmiş bir proje yol haritası ve son yeniliklere uygun yazılım altyapısı.
1.7 milyar dolarlık ofis mobilya üreticisi Haworth, SAP sisteminde görsel planların dağıtımı için iRise’nin araçlarını kullanacak. Haworth, iRise’nin araçları dışında SAP sisteminin karmaşık ve çok katmanlı satış primi gerçekleştirememesinden dolayı satış prim uygulaması Vertex’i kullanıyor. Haworth CIO’su Ann Harten’in seçimleri SAP kodunda özel bir değişim yapılmadığından hedef alınmış. Ayrıca 2006 yılında başlayan geliştirme süreci gelecekteki güncellemeleri daha kolay gerçekleştirilebilecek şekilde yapılandırılmış.
Harten, hem kullanım hem de çekirdek yapılandırmasının ERP süreci içerisinde oldukça pahalı olduğunu belirtiyor. Ayrıca sağlayıcıların bir sonraki yükseltme veya yama için test zorunluluklarının arttığını ve şirketlerin ekonomik krizle birlikte bu maliyetten kaçınma talebinin doğal olduğuna dikkat çekiyor.
ERP’nin gelecek portresini kolayca çizecek olursak, geliştirici ordusunun yeni özellikler ve düzenlemeler ile şirketlerin karşısına çıkacağını söyleyebiliriz. Kennemetal CIO’su Hanna, geliştirmelerle ilgili olarak bugüne kadar hiçbir zaman paket halinde geliştirme yapmadıklarını belirtiyor. Sağlayıcının ismini vermeyen Hanna, yapılan 6.446 özelleştirmenin hiçbir zaman paketler halinde yapılmadığını söylüyor.
Kennametal de ortaya çıkan tablo sunucunda 54 milyon dolar ödeyerek yeni bir ERP uygulamasına geçiş yapma kararı aldı. Kennametal CIO’su Steve Hanna ve CEO’su Carlos Cardoso Kennametal’in şirket içindeki prosesi SAP çalışmaları ile eşitlemeye geçiş yapmayı tercih etti.
Ayrıca Kennametal kendi geliştirme sürecini yönetmek için tanımlamada kullanılan IBM altyapısını kiraladı. Geliştirme sürecinde şirket çalışanları da sürecin bir parçası oldu. Hanna ve Cardoso geliştirme sürecinin uygulama içerisindeki modifikasyonların geliştirilmeden kasım ayı içerisinde tamamlandığını belirtti. ERP uygulaması hem yönetici hem de şirket için çok önemli bir hedef noktası oluşturuyor. Kennametal geliştirme sürecini şu anda başarıyla yürütüyor.
Bakımsız ERP
Kennametal’in ERP sistemi değişen teknolojiye ve güncelleştirmelere rağmen şirkete bir şey kazandıramadı. Hanna, ERP uygulamasının bakımı için yapılan ödemelerin karşılığını alamadıklarını belirtiyor.
Tüm CIO’lar bakım konusunda aynı fikre sahip olmasa da IT yöneticilerinin büyük bir bölümü ERP’nin bakım maliyetlerinden şikayetçi. Yaşanılan global krizle birlikte yazılım konusundaki harcamaların en aza indirilmesi ERP tedarikçilerinin gelir konusunda karşılaştıkları zor tabloyu oluşturuyor. Forrester Research analistlerinden Paul Hamerman Siemens’in uzun süreli ERP sağlayıcıları konusunda 113 milyar dolarlık anlaşmayı iptal etmesinin bu konudaki en iyi örnek olduğunu söylüyor.
Krize rağmen sürpriz yükselişler gösteren şirketler de bulunuyor. Örneğin Maintenance Go To Market Başkan Yardımcısı Janet Wood’a göre SAP müşteri önerilerini ileri sürerek başlangıç planlarını geciktiriyor. Wood Oracle’da bakımların lisans ücretinin yüzde 22’sini oluşturduğunu da söylüyor.
Bazı CIO’lar hala ERP’nin şirketlerinde uygulanabilir olduğunu fakat maliyet konusunda şirket beklentilerinin çok üzerinde bulunduğunu düşünüyor. Özellikle bakım konusunda farklı çözümler arayan bu şirketlerin başvurduğu ilk nokta üçüncü parti destek şirketleri. Örneğin Choice Hotels, üçüncü parti destek şirketleri ile ERP sisteminin bakımında yüzde 50’ye yakın tasarruf sağlamış durumda.
Araştırma ve analist şirketi Dana Holding CIO’su Doug Tracy, bakım maliyetinin ERP uygulamasına yapılan harcama kalemlerinin yüzde 90’ını oluşturduğunu söylüyor. Dana’nın satışlarının yüzde 30 ile yüzde 70 arasında düşmesi ile ERP projelerinde yeniden değerlendirmeye giden Tracy, ERP uygulamasını değiştirme yerine sağlayıcıdan destek konusundaki ücretin düşürülmesini talep etti.
Fakat Dana’nın tedarikçisi destek ücretleri konusunda hemen geri adım atmadı. Tracy, tedarikçisi destek konusundaki talepleri incelediğini ve yapılan 21.000 destek talebinin yüzde 98’inin otomatik kontroller veya bilgi veritabanı ile cevaplandığı sonucuna ulaştığını belirtiyor. Elde ettikleri analiz sonucunda yıl sonunda ERP sağlayıcısı ile destek konusundaki anlaşmayı sonlandıran Dana Holding, bu konuda riskli bir seçim yapmış olsa da Tracy bu konunun üstesinden geleceklerine inanıyor.
Destek konusundaki anlaşmaları sonlandırma kararı alan birçok CIO için acil durumlarda sağlayıcılardan cevap alamama, iletişim konusunda eksiklikler yaşama gibi durumlarla karşı karşıya kalması söz konusu olabilir. Tracy, bu konunun üstesinden gelmek için öncelikle Dana Holding avukatları ile sözleşmeyi ardından ERP sistem desteğiyle ilgili farklı destek seçeneklerini değerlendirdi. Birçok forum, kitap ve danışman Dana Holding’in ERP uygulama desteğini sağlayabilecek nitelikte olduğunu gördü. Sağlayıcı desteğinin sonlandırılmasının ardından şirket çalışanlarının ERP sistemi konusunda daha duyarlı olması gerekiyor.
Yeni Teknolojiler
ERP uygulamaları 15 yıl önce ERP sürecine ilk dahil olan şirketlerin kullandıkları teknolojilerden çok farklılık göstermiyor. Fakat yeni teknolojiler geleneksel ERP sistemlerini tarihi geçmiş gibi gösteriyor. MorganFranklin’de ERP pratik grubu yöneticisi Bill Brydges, ERP’nin zamanının geçmediğini yalnızca teknolojinin arka sayfalarında kaldığını söylüyor.
Sanallaştırma, mobil uygulamalar, sosyal ağlar üzerinde bilgi paylaşımları ve ileriye yönelik analiz gibi yeni teknolojiler mevcut ERP altyapısını ileri taşımayı daha zor hale getirmiş durumda. Sanallaştırma konusunda ERP’nin nasıl kullanılabileceği, mobil platformlardan ERP uygulamalarına erişim gibi konular ERP geliştirme sürecinde CIO’ların aklına başlıca teknolojiler.
Kaynak kodlarındaki kapalılıktan dolayı ERP sağlayıcıların bu teknolojilere ayak uydurması maalesef mümkün değil. Teknolojinin ilerlemesi sağlayıcıları açık uygulama programlama ara yüzlerine yöneltiyor. Bu şekilde yeni araçlar ile kullanıcı ihtiyaçları karşılanmaya çalışılıyor. Yeni araçların ortaya çıkması ise CIO’ların sorumluluğunda olan entegrasyon konusunu gündeme getiriyor.
Oldukça popüler olan sanallaştırma konusu maalesef şu anda ERP uygulamalarının uyarlandığı bir teknoloji değil. Çoğu CIO, ERP uygulamalarının sanallaştırma teknolojisine uyarlanmasını bekliyor. ERP sistemlerinin sanallaştırma ortamına uyarlanması ile ERP uygulamalarının kullanımında yine tasarruf sağlanabilir. Fakat birçok otomotiv ve çelik üreticisinin beklentisine rağmen somut bir ERP sanallaştırması bulunmuyor. Net bir sanallaştırma ortamından bahsetmek mümkün olmasa da SaaS (software-as-a-service) çözümleri sunan sağlayıcılar bazı özel sanallaştırma tabanlı modüller kullanarak sanallaştırma konusunda adım atmış durumda.
Yeniliklerle ilgili de bilgi veren Harten, yeni ERP uygulamalarında aradıkları özelliklerden birisinin de mobil platformlardan ERP uygulamasına erişim olduğunu belirtti. Ancak SAP altyapısına sahip herhangi bir API bulamadıklarını belirtiyor. SAP ile birlikte Oracle ve diğer ERP sağlayıcıların da mobil platformlara uyum konusundaki cevapları bu konuda çalışma yürüttükleri yönünde. Şu anda olmasa da ilerleyen zamanlarda ERP uygulamalarının mobil platformlarda kullanılabilirliğini sağlayan birçok sağlayıcı API’sini görebiliriz.
Choice Hotels, PeopleSoft Financials servisini 12 yıl ve PeopleSoft Human Resources servisini 8 yıl boyunca kullandı. Şimdi Choice Hotels hem finansal servisler hem de insan kaynakları için web tabanlı servise sahip.
Web tabanlı uygulama dışında Choice Hotels, PeopleSoft’un hizmetleri arasında bulunmayan Microsoft Sharepoint entegrasyonunu sağlayarak web tabanlı çalışmalarda verimliliğini bir kat daha arttırmış. Benzer şekilde ERP uygulamalarında işlevselliği arttıracak entegrasyon gerçekleştirebilmek mümkün.
Kısacası Choice Hotels, etkili yönetim, işe alım ve başarılı planlama için Oracle dışında SaaS veya sanallaştırılmış PeopleSoft çizgisindeki yazılımlar olarak değerlendiriyor.
Bir Defalık ve Geleceğe Yönelik ERP
CIO’lar ERP’nin geleceğinin ne olacağını önemsemeli. ERP uygulamasına IT departmanının temeli gibi bakmak planlamaya, geliştirmeye ve sistem iyileştirmelerine çok daha fazla zaman ayırmayı gerektirebilir. Uygulama konusunda akıllıca seçim yapmak yazılım giderlerini minimumuma indirerek en temel işlevsellikleri yerine getirecektir.
İyi yapılandırılmış bakım planıyla şirketinizin maddi anlamda olumsuz etkilenmesini önleyebilirsiniz. Dana Holding CIO’su Tracy, ERP bakımı konusunda ilk etapta sağlayıcılar ile bakım giderlerinin konuşulması gerektiğini belirtiyor. Eğer konuşma sonucunda netice alınmıyorsa farklı kaynakların ele alınması şart. Tracy, destek konusunda toplulukların bile oldukça makul çözümler sunduğuna ve sağlayıcıların aksine bilgi paylaşımında oldukça cömert olmasına dikkat çekiyor.
CIO’ların teknoloji sunan sağlayıcılar için popüler sağlayıcılar dışında yeni teknolojiye sahip sağlayıcıların değerlendirilmesi gerektiğine dikkat çekiyor. Choice Hotels CIO’su Galonis ve Haworth CIO’su Harten bu yöntemi kullanarak yeni güncelleştirme gerçekleştirilmesi gerektiğinde, güncelleştirme için sağlayıcıları ile kolaylıkla irtibata geçip yapılması gerekenleri bir an önce yaptırdıklarını söylüyor.